Como reduzir ligações perdidas na recepção da clínica

A clínica perde menos ligações quando cada ligação chega a quem está livre para atender. As filas fazem essa distribuição, e o relatório mostra as ligações perdidas por unidade. Fora do horário, a IA tira dúvidas e anota o pedido.

Por que a recepção perde ligações?

O primeiro problema aparece no pico. Segunda de manhã, muita gente liga ao mesmo tempo para marcar consulta e a linha fica ocupada. O paciente que não consegue falar procura outra clínica.

Existe um segundo problema, mais silencioso: a clínica não sabe quanto perde. Quando cada unidade tem um número e um telefone separado, ninguém vê quantas ligações ficaram sem resposta nem quanto tempo o paciente esperou.

Sem esse número, a decisão fica no palpite. Não dá para saber se falta gente na recepção, se o problema é um horário específico ou se é uma unidade só.

O que muda com PABX virtual ou em nuvem?

PABX virtual ou em nuvem é a central telefônica da clínica funcionando na nuvem, sem central física para comprar ou manter. Com o PABX em nuvem, a recepção ganha quatro coisas:

• Filas. A ligação vai para quem está livre, em vez de tocar em um ramal ocupado.
• Relatório de chamadas perdidas. Cada ligação perdida aparece no relatório, por unidade.
• Menu por unidade ou especialidade. O paciente escolhe com quem quer falar logo no começo da ligação.
• Um sistema só. Um único PABX em nuvem atende todas as unidades.

Os ramais funcionam no computador e no celular. A clínica mantém o número que os pacientes já conhecem, por portabilidade.

Um exemplo de fora da Mokke: o Grupo Vidas Saúde, cliente GoTo do setor de atenção domiciliar, baixou o abandono de ligações de 14% para 4%. Abandono é quando a pessoa desiste antes de ser atendida. A espera média caiu de 40 segundos para 22 segundos. Ver publicação original.

Quem atende fora do horário?

Quando a recepção está fechada, quem atende é a MIA, a IA Recepcionista da Mokke. Ela atende na hora, com a voz da sua marca.

Fora do horário, a MIA tira dúvidas, anota o pedido e passa tudo para a equipe. No horário de atendimento, se o paciente preferir, ela transfere para a recepção. As dúvidas que ela responde são as que a clínica cadastrar, como endereço, horários e convênios.

Ela também ajuda no horário normal. Quando a recepção está ocupada, a MIA atende e passa tudo para a equipe.

Quanto custa?

A telefonia em nuvem custa a partir de R$ 90/mês: 1 ramal com WhatsApp e 1º número fixo nacional grátis. Mais ramais ou várias unidades têm condições especiais por volume. O valor com a IA Recepcionista vai na sua proposta.

O valor de cada clínica depende do número de ramais, de números e de unidades. Por isso a conversa começa com um diagnóstico, e a proposta vem sem compromisso. Veja como fica a telefonia em nuvem para clínicas e hospitais.

Quer ver isso na sua clínica? Fale com um especialista da Mokke.

Perguntas rápidas

• A clínica consegue manter o número atual? Sim, por portabilidade.
• Dá para unificar o telefone de várias unidades? Sim. Um único PABX em nuvem atende todas as unidades, com menu e filas por unidade ou especialidade.
• Preciso comprar aparelhos? Não. Os ramais funcionam no computador e no celular. Headset e aparelho IP são opcionais.