WhatsApp corporativo na clínica: como organizar a recepção

Tire o WhatsApp do celular da recepção e leve para o painel das ligações. Várias recepcionistas atendem no mesmo número, com histórico e supervisão do gestor. Assim o WhatsApp passa a ser da clínica, não de um aparelho.

Qual o risco do celular solto?

Quando o WhatsApp da clínica mora em um celular que fica no balcão, ele funciona enquanto o movimento é pequeno. Quando o movimento cresce, aparecem três problemas:

• Não há histórico organizado. As conversas ficam presas naquele aparelho.
• Ninguém sabe quem respondeu. Várias pessoas usam o mesmo celular, e a resposta não tem dono.
• A conversa vai embora com a pessoa. Quando o WhatsApp fica no aparelho pessoal de um funcionário e ele sai, o histórico sai junto.

O gestor também fica no escuro. Sem um lugar único para olhar, não dá para saber o que foi combinado com cada paciente.

Como várias pessoas atendem no mesmo número?

O número da clínica deixa de ficar em um aparelho e passa para uma caixa de entrada compartilhada. É uma tela única onde a equipe vê e responde as conversas, no computador ou no celular.

Com o WhatsApp corporativo, a recepção trabalha assim:

• WhatsApp oficial com várias recepcionistas no mesmo número.
• Histórico de cada conversa.
• Supervisão do gestor.
• Um WhatsApp para a clínica toda, organizado por setor.

O atendimento deixa de depender de quem está com o celular na mão.

Dá para atender telefone e WhatsApp no mesmo sistema?

Sim. O WhatsApp oficial fica no mesmo painel das ligações (GoTo Connect CX), com vários atendentes e histórico. A recepcionista não precisa trocar de ferramenta a cada contato.

Isso ajuda no dia a dia. Ela ouve os áudios do paciente ali mesmo e, se for mais rápido resolver falando, liga de volta pelo próprio sistema.

Um exemplo de atendimento por telefone, o Case Mokke: o Idec | Instituto de Defesa de Consumidores reduziu em 96% o tempo de espera. O Idec não é clínica, e o resultado é de telefone, não de WhatsApp. Leia o case publicado pela GoTo.

Como ver funcionando?

O jeito mais rápido é abrir a demo “WhatsApp na caixa de entrada”. Ela é interativa e mostra o WhatsApp dentro da caixa de entrada da equipe. O acesso é imediato após um cadastro rápido, na página de demonstrações.

Se a sua dúvida é sobre a rotina da recepção, com telefone, WhatsApp e várias unidades, veja a página para clínicas e hospitais.

Quer ver isso na sua clínica? Fale com um especialista da Mokke.

Perguntas rápidas

• A recepção consegue responder pelo celular? Sim. A equipe responde pelo computador e pelo celular, na mesma caixa de entrada.
• Dá para juntar Instagram e Facebook? Sim. Instagram, Facebook e o chat do site chegam na mesma caixa de entrada, junto do WhatsApp e do telefone.
• Quanto custa? A partir de R$ 90/mês: 1 ramal com WhatsApp e 1º número fixo nacional grátis. Mais ramais ou várias unidades têm condições especiais por volume.